Buat perusahaan skala menengah hingga besar, atau organisasi dengan tingkat konfidensial yang tinggi, menghancurkan dokumen bisnis adalah sebuah keharusan. Itulah sebabnya badan-badan usaha seperti keduanya menggunakan jasa pemusnahan dokumen arsip supaya tidak perlu mengganggu operasional bisnis mereka. Namun bagaimana dengan bisnis kecil-kecilan, katakanlah, selevel UMKM? Tentu saja tetap wajib.
Untuk tahu alasannya, simak uraiannya dalam kelanjutan artikel ini, ya!
Mencegah pencurian identitas
Biarpun bisnis kamu baru dirintis, kamu pasti tetap punya sejumlah dokumen cetak untuk kebutuhan administrasi – misalnya pelaporan ke RT/RW, kelurahan, atau juga kecamatan tempat usahamu berada.
Dokumen-dokumen cetak ini tentu mengandung data-data pribadi; mulai dari nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan sebagainya. Kalau tidak dihancurkan sebelum dibuang, identitas kamu bisa saja disalahgunakan oleh pihak tak bertanggung jawab yang menemukan dokumen-dokumen itu.
Melindungi konsumen kamu
Selain diri dan data pribadimu, menghancurkan dokumen bisnis pun dapat melindungi konsumen kamu, lho. Hal ini berlaku kalau kamu terbiasa melakukan rekapitulasi data penjualan secara cetak atau mungkin sekadar memiliki sisa-sisa data pengiriman lewat ekspedisi. Dengan menghancurkan kertas-kertas itu lebih dulu, kamu bisa mencegah persebaran data konsumen kamu.
Melindungi lingkungan
Bagaimana bisa aktivitas menghancurkan dokumen bantu melindungi lingkungan? Tentu bisa, kalau kamu melakukannya – baik secara mandiri dengan alat penghancur kertas atau memanfaatkan layanan dari perusahaan penyedia jasa tersebut – kemudian mengirimkan limbah kertas itu ke lembaga daur ulang.
Sebab di lembaga seperti itu, kertas-kertas bekas tersebut akan diolah kembali menjadi kertas daur ulang. Pada akhirnya, kamu sudah bantu melindungi lingkungan, deh.
Mengurangi bahaya kebakaran
Tentunya kamu tidak pernah berharap tempat usahamu mengalami musibah seperti kebakaran. Akan tetapi, mencegah lebih baik daripada mengobati, bukan? Nah, menghancurkan dokumen bisnis kamu juga bisa menjadi salah satu pencegah bahaya kebakaran, lho.
Soalnya, tempat usahamu akan minim bahan-bahan penyebab kebakaran, yang salah satunya adalah tumpukan kertas. Jadi, jangan abaikan aktivitas ini, ya!
Membersihkan tempat usaha kamu
Alasan terakhir kenapa kamu mesti menghancurkan dokumen bisnis berkaitan dengan faktor kebersihan dan kerapian. Ya, kalau berkas-berkas usahamu dihancurkan secara rutin tentu tidak akan ada penumpukan kertas di beberapa spot tempat usahamu. Alhasil, ruang tersebut bisa dimanfaatkan untuk hal lain.
Nah, itulah dia beberapa alasan kenapa kamu perlu menghancurkan dokumen bisnismu. Persoalan kapan waktu yang tepat untuk memusahkan dokumen perusahaan, menurut beberapa sumber, adalah hal yang bervariasi dan bergantung pada beberapa hal. Semoga setelah ini kamu segera mengaplikasikannya, ya!
